Жителям Восточного Казахстана не обязательно лично обращаться в государственный архив, чтобы получить справку, копию архивного документа или выписку. Заявление можно подать онлайн через портал электронного правительства, а готовый результат получить в личном кабинете.
Архивные сведения необходимы для подтверждения трудового стажа и периодов работы, информации о заработной плате и награждениях, оформления пенсионных и социальных выплат, а также решения вопросов, связанных с имущественными правами и наследством.
Государственная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам бесплатно. Помимо онлайн-обращения, получить ее можно непосредственно в архивном учреждении или через Государственную корпорацию «Правительство для граждан».
При подаче заявления через портал электронного правительства его можно подтвердить электронной цифровой подписью либо одноразовым SMS-паролем при регистрации в базе мобильных граждан. Результат направляется в личный кабинет.
По состоянию на 24 сентября 2026 года государственные архивы области оказали 17 327 услуг. Из них 6 930, или 40 процентов, поступили через портал электронного правительства. Еще 10 397 обращений граждане и организации подали через канцелярию.
Дистанционный формат особенно удобен для жителей отдаленных населенных пунктов, других регионов и тех, кто находится за пределами области. Он позволяет получить необходимые архивные сведения без личного посещения учреждения.
За отчетный период нарушений установленных сроков оказания услуги не зарегистрировали. Жалоб от физических и юридических лиц на качество ее предоставления также не поступало.
Стандартный срок выдачи архивной справки, копии документа или выписки составляет 11 рабочих дней. Если специалистам необходимо изучить материалы двух и более организаций либо документы за период более пяти лет, срок рассмотрения может быть продлен. В этом случае заявителя предварительно уведомляют. Дополнительный срок не превышает 30 календарных дней.
После получения запроса специалисты проводят поиск по архивным фондам, описям и делам. Если необходимые сведения не обнаружены, заявителю направляют соответствующий ответ. При наличии оснований запрос могут перенаправить в учреждение, где хранятся нужные документы.
В области продолжается цифровизация архивных материалов. Сейчас в электронный формат переведено 15 процентов архивных документов – 1 631 825 единиц. Информационная система «Е-Архив» используется для систематизации сведений о фондах и ускорения поиска необходимых документов.